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Collaboration : 3 outils web pour aider votre équipe !

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Pourquoi choisir des outils de collaboration numérique ?

Avant le web, les équipes collaboraient entre elles au moyen de notes et post-it ou même de réunions. Si l’outil numérique n’a pas complètement bouleversé les politiques de collaboration interne des entreprises, il permet de gagner du temps sur certaines choses. Opter pour la mise en place d’outils de collaboration web vous donnera bien des avantages :

  • Eviter la perte de choses importantes;
  • Faciliter la transmission des informations ;
  • Etre plus efficace dans son travail .
  • Booster la créativité de vos équipes;

Bien sûr, ces outils de collaboration ne remplaceront jamais une réunion en équipe, mais ils peuvent faciliter le travail de vos équipes et donc les rendre plus efficaces.

Trello : la collaboration sur vos projets

Trello est un outil qui vous permet de gérer vos projets à plusieurs. Le logiciel est entièrement gratuit et vous permet de collaborer sur la gestion de vos projets. Très concrètement, vous pouvez créer un tableau pour vos projets et découper ce tableau en plusieurs cartes à idées. Sur chacune de ces cartes, vous pouvez :

  • Affilier une ou plusieurs personnes ;
  • Donner un état d’avancement ;
  • Noter les choses à faire, les idées.

Le logiciel fonctionne très simplement, vous n’aurez pas besoin de compétences techniques poussées pour l’utiliser normalement. Une fois inscrit, il vous suffit d’inviter les personnes avec qui vous voulez  collaborer sur un ou plusieurs tableaux. Chez Toile de Marque, nous l’utilisons pour tous nos projets ! Cela nous évite de perdre les post-it, les mails et autres.

Slack : messagerie privée pour mieux répondre aux besoins de chacun

Slack, quant à lui, est une messagerie privée. Vous me direz : mais on a Facebook pour ça ! Oui et non. Si sa fonction de base est la même que la messagerie de Facebook, Slack offre des outils de collaboration supérieurs. En effet, plusieurs de ses caractéristiques sont intéressantes à noter :

  • Vous n’invitez que les personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer ;
  • Créez des “channels” ou sujets de conversations selon vos besoins ;
  • Parlez en privée avec une personne ;
  • Ajoutez autant de liens et de fichiers que vous souhaitez ;
  • Retrouvez tout l’historique de vos conversations pour ne rien perdre de vos échanges.

Le cloud pour stocker vos fichiers et les partager avec les membres de votre équipe

Dernier outil, et un des plus intéressant, le cloud. Il existe plusieurs systèmes, depuis Google Drive jusqu’à Dropbox vous permettant de stocker des fichiers sur le web. Par la suite, vous pouvez partager ces fichiers avec n’importe quelle personne. Chaque système vous donnera accès à un certain nombre de giga de stockage. Plus vous serez nombreux, plus ce seuil augmentera. Il existe bien sûr des versions payantes, permettant d’augmenter encore plus cette capacité de stockage.

Selon les systèmes vous pourrez aussi faire plusieurs choses :

  • Créer directement des fichiers comme un Google Docs ;
  • Annoter des fichiers à plusieurs et voir les commentaires et ajouts des autres membres de votre équipe ;
  • Choisir les personnes avec qui partager certains fichiers ;
  • Partager des dossiers entiers.

Mon conseil pour cet outil : choisissez bien votre solution en fonction de vos besoins et de la confidentialité de vos informations. En effet, le cloud n’est pas encore entièrement sécurisé, c’est pourquoi je vous conseille d’éviter de mettre des fichiers sensibles sur ces plateformes.

 

Mégane est responsable de l’agence Toile de Communication. Forte de plusieurs expériences en start-up et associations, elle accompagne nos clients dans la mise en place de leur stratégie de communication web.

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